Ablage: Die Organisation der Information by Margit Gätjens-Reuter PDF

By Margit Gätjens-Reuter

ISBN-10: 3322853438

ISBN-13: 9783322853431

ISBN-10: 3409191062

ISBN-13: 9783409191067

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Die Erklarung war nicht schwer zu finden. Die Zentralregistratur hatte eine Art AlibiFunktion, damit der Anweisung der Geschaftsleitung Genuge getan wurde. Sie war nach Herausgabe der Anweisung eingerichtet und zu Beginn von den Mitarbeitem auch bestuckt worden. Da jedoch einerseits kein sinnvoUes Ordnungssystem vorhanden war und andererseits der Weg der Abgabe und Anforderung fUr die Mitarbeiter zu umstandlich war, wurden die Arbeitsplatz- und Gruppenregistraturen - nun eben in Kopieform - beibehalten.

Oder ist der Umfang so gering, daB eine Aufteilung in aktuelle Arbeitsplatz-/Gruppenregistratur und Altablage/Archiv vollig ausreicht? 63 Eine Zwischenregistratur ist nicht grundsatzlich ein MuB! Wenn die Schriftgutmenge gering ist und die Zugriffshaufigkeit aufgrund der speziellen Bearbeitungsablaufe nur zwei Abstufungen (standig oder selten) aufweist, ist eine Zwischenregistratur iiberfliissig. Je kleiner ein Untemehmen, desto haufiger kann hierauf wohl verzichtet werden. Wenn bisher alle Fragen zugunsten der Zwischenregistratur beantwortet wurden, muB als nachstes geklart werden, ob iiberhaupt beziehungsweise welche Standortmoglichkeiten vorhanden sind - dies immer mit Blick auf die unterzubringende Menge und mit der Uberlegung, daB eine vollkommene Zentralisierung aufgrund der noch vorhandenen direkten Zugriffsnotwendigkeit nicht sinnvoll ist.

3 Zugreifen - aber wie oft? Der "wertvollste" Raum im Verwaltungsbereich ist der Platz unmittelbar urn den Schreibtisch herum, das Buro also. Dieser Platz ist wertvoIl, weil er in der Regel knapp und teuer ist. Dementsprechend sollte hier nur das Schriftgut aufbewahrt werden, das im Verlauf der tag lichen Arbeiten wirklich benotigt wird. Die erste Reaktion fast jeden Mitarbeiters auf diese organisatorische Forderung ist: die Akten in meinem Buro brauche ich aIle! Das mag zwar grundsatzlich stimmen, die Einschrankung ergibt sich jedoch sogleich aus der differenzierenden Frage: wie oft wird jede einzelne Akte gebraucht, das heiGt, wie hoch ist die Zugriffshaufigkeit?

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by Ronald
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